ज़्यादा इंसानी रिमोट मीटिंग: 3D स्पेस के साथ आइडिया

रिमोट मीटिंग तब ज़्यादा इंसानी बनती हैं जब वे सिर्फ़ जानकारी पहुँचाने का ज़रिया न रहकर वह वापस लाती हैं जो ऑफ़िस में होता है: हल्की-फुल्की गपशप, एक ही जगह होने का एहसास और स्वाभाविक बारी। यहाँ तक तीन तरीक़ों से पहुँचा जा सकता है: कम और छोटी मीटिंग, ऐसी रस्में जो निजी पहलू के लिए जगह बनाएँ, और चेहरों की ग्रिड से अलग फ़ॉर्मैट, जैसे 3D स्पेस जहाँ हर व्यक्ति अवतार के रूप में दिखता है।

यहाँ छोटी और मध्यम टीमों के लिए ठोस आइडिया हैं, बिना किसी बजट के।

रिमोट मीटिंग को ठंडा क्या बनाता है

कुछ भी बदलने से पहले समस्या का नाम लेना मदद करता है:

सब कुछ एजेंडा है। जुड़े, काम की बात की, निकल गए। न गलियारा, न चाय।
ग्रिड थका देती है। एक घंटे तक एक साथ बहुत सारे चेहरे देखना, अपने समेत, थका देता है।
किसी को नहीं पता कि कब बोलना है। बॉडी लैंग्वेज के बिना लोग एक-दूसरे के ऊपर बोलते हैं या चुप रहते हैं।
हमेशा वही लोग बोलते हैं। सबसे बातूनी हावी रहते हैं; बाक़ी कैमरा बंद करके ग़ायब हो जाते हैं।
ज़रूरी कैमरे। बहुत से लोगों के लिए यह रोज़ का दबाव है: कमरा, कपड़े, रोशनी।

कम, लेकिन बेहतर मीटिंग

सबसे इंसानी काम है लोगों का समय न चुराना।

पूछें कि क्या ज़रूरत है। अगर बस जानकारी देनी है, तो एक लिखा मैसेज या वॉइस नोट काफ़ी हो सकता है।
इन्हें छोटा करें। 30 की जगह 25 मिनट, या 60 की जगह 50 मिनट की मीटिंग कॉल के बीच साँस लेने की जगह छोड़ती है।
मक़सद के साथ शेड्यूल करें। हर मीटिंग के पास जवाब देने लायक़ एक सवाल या लेने लायक़ एक फ़ैसला होना चाहिए।
हर हफ़्ते एक बिना मीटिंग वाला दिन, अगर टीम निभा सके।

रस्में जो लोगों को क़रीब लाती हैं

जो रिमोट टीमें क़रीबी महसूस करती हैं, उनकी आम तौर पर छोटी, नियमित रस्में होती हैं।

हालचाल का राउंड

पहले पाँच मिनट, सबके लिए एक हल्का सवाल:

वीकेंड का सबसे अच्छा हिस्सा क्या था?
आजकल क्या सुन या पढ़ रहे हैं?
1 से 5 तक, आज कितनी ऊर्जा के साथ आए हैं?

इससे हर कोई कम से कम एक बार बोलता है और संदर्भ मिलता है: अगर कोई 2 पर आया है, तो टीम को पता रहता है।

बिना एजेंडा वाली चाय

हफ़्ते में एक-दो बार एक खुला कमरा, जहाँ लोग किसी भी चीज़ पर गपशप करने आ जाते हैं। कोई ज़बरदस्ती नहीं। यह ऑफ़िस के गलियारे की जगह लेता है।

जश्न

जन्मदिन, नौकरी की सालगिरह, किसी प्रोजेक्ट का अंत, त्योहार। मीटिंग की शुरुआत में पाँच मिनट भी फ़र्क़ डाल देते हैं।

काम से बाहर की मुलाक़ातें

महीने में एक बार कुछ अलग: कोई खेल, क्विज़, साथ में कुछ देखना। दोस्तों के साथ वर्चुअल मिलने के आइडिया में ऐसे आइडिया हैं जो टीमों के साथ भी चलते हैं।

फ़ॉर्मैट बदलें: ग्रिड से आगे

ग्रिड वाली वीडियो कॉल बहुत सी चीज़ों के लिए काम की है, लेकिन हर चीज़ के लिए नहीं। दूसरे विकल्प भी हैं, और ग्रिड वाली वीडियो कॉल के विकल्प में हम उन पर विस्तार से बात करते हैं। यहाँ हम एक पर ध्यान देंगे: अवतार वाले 3D स्पेस।

3D स्पेस क्या लाते हैं

जगह का एहसास। आप एक खिड़की में नहीं, टेबल, कुर्सियों और दीवारों वाले कमरे में दाख़िल होते हैं। अजीब लगता है, लेकिन इससे मीटिंग का एहसास बदल जाता है।
कोई कैमरा नहीं। हर व्यक्ति अपने अवतार के रूप में दिखता है, चाहे तो चेहरे पर अपनी फ़ोटो के साथ। दिखने और बैकग्राउंड का दबाव चला जाता है।
साफ़ बारी। अगर स्पेस का कैमरा बोलने वाले को फ़्रेम करता है, तो बातचीत समझना आसान होता है।
दिखने वाले रिएक्शन। बना रहने वाला थम्स-अप या अवतार की हँसी बिना टोके राय देने में मदद करती है।
पर्सनैलिटी। हर कोई अपने अवतार को अपने तरीक़े से सजाता है। इससे बातचीत और थोड़ी मस्ती शुरू होती है।

ये कहाँ सबसे अच्छे बैठते हैं

मीटिंग का प्रकार	3D स्पेस?
बिना एजेंडा वाली चाय या टीम बॉन्डिंग	बढ़िया विकल्प
छोटी टीम का रेट्रोस्पेक्टिव	अच्छा विकल्प
बातचीत वाली ब्रेनस्टॉर्मिंग	अच्छा विकल्प
डॉक्यूमेंट या कोड रिव्यू	स्क्रीन शेयरिंग वाली कॉल बेहतर
टूल से अनजान क्लाइंट के साथ मीटिंग	पहले सोच लें; ध्यान भटक सकता है

सीमाएँ जिनका ध्यान रखें

3D कमरा हर टूल की जगह नहीं लेता। अगर किसी फ़ाइल को लाइन-दर-लाइन रिव्यू करने के लिए स्क्रीन शेयर करनी है, तो क्लासिक वीडियो कॉल अब भी ज़्यादा व्यावहारिक है। और आकार मायने रखता है: मसलन, remocast में कमरों में छह लोग तक आते हैं, जो छोटी टीमों या बड़ी टीम के छोटे ग्रुप में फ़िट होता है। हर व्यक्ति एक लिंक और अपने अकाउंट से जुड़ता है, और होस्ट कमरा सजाता है: वह दीवार के किसी फ़्रेम में टीम का लोगो या टीवी पर प्रोजेक्ट की कोई तस्वीर लगा सकता है।

नियम ताकि सबको बोलने का मौक़ा मिले

फ़ॉर्मैट कोई भी हो:

बारी-बारी से मॉडरेटर। हर हफ़्ते कोई और बोलने की बारी बाँटता है।
ज़रूरी विषयों पर क्रम से राउंड। कोई बिना कहे न रहे।
हेडफ़ोन इको से बचने के लिए।
न बोलते समय माइक म्यूट, ख़ासकर अगर घर में शोर हो।
बोलने से पहले सोचने वालों के लिए जगह। राउंड इस सवाल से ख़त्म करें: «जो नहीं बोले, क्या कोई कुछ जोड़ना चाहेगा?»

इनमें से बहुत से आइडिया राउंडटेबल चर्चा मॉडरेट करने से आते हैं। अगर और गहराई में जाना है, तो देखें राउंडटेबल को मॉडरेट कैसे करें।

छोटे से शुरू करें

सब कुछ एक साथ न बदलें। एक महीने तक एक आइडिया आज़माएँ:

हफ़्ता 1: साप्ताहिक मीटिंग में हालचाल का राउंड।
हफ़्ता 2: 3D कमरे में बिना एजेंडा वाली चाय।
हफ़्ता 3: टीम से पूछें कि उन्हें क्या पसंद आया और क्या नहीं।
हफ़्ता 4: जो काम किया, उसे रखें।

सबसे इंसानी बात है अपनी टीम से पूछना। जो एक व्यक्ति के लिए काम करता है, ज़रूरी नहीं दूसरे के लिए भी करे।

अपने कमरे में टीम की चाय आज़माना चाहते हैं? अपना स्टूडियो मुफ़्त बनाएँ।

अक्सर पूछे जाने वाले सवाल

क्या रिमोट मीटिंग में कैमरा चालू करना ज़रूरी है?

यह हर टीम की संस्कृति पर निर्भर है, लेकिन हर समय इसकी माँग करने से आम तौर पर थकान होती है। एक विकल्प है कैमरे को ख़ास पलों के लिए रखना और बाक़ी समय अवतार या सिर्फ़ ऑडियो इस्तेमाल करना।

3D स्पेस की मीटिंग में कितने लोग आ सकते हैं?

यह टूल पर निर्भर है। ऐसी बातचीत के लिए जहाँ सब हिस्सा लें, चार से छह लोगों के ग्रुप आम तौर पर बहुत बड़े कमरों से बेहतर चलते हैं।

क्या 3D स्पेस औपचारिक मीटिंग के लिए काम करते हैं?

कर सकते हैं, लेकिन ये बातचीत, टीम बॉन्डिंग या ब्रेनस्टॉर्मिंग वाली मीटिंग में चमकते हैं। डॉक्यूमेंट को बारीकी से रिव्यू करने या बहुत सारी स्लाइड वाली प्रेज़ेंटेशन के लिए स्क्रीन शेयरिंग वाली कॉल आम तौर पर ज़्यादा व्यावहारिक है।